1. Khái niệm quy trình PDCA
PDCA là một phương pháp quản lý và cải tiến chất lượng được phát triển bởi nhà kinh doanh người Mỹ Walter A. Shewhart vào những năm 1930 và được tiếp tục phát triển bởi W. Edwards Deming. Chu trình PDCA được thiết kế dưới dạng một vòng lặp liên tục không có điểm dừng, bao gồm 4 giai đoạn: Plan -Do – Check – Act (Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Cải tiến), thể hiện quá trình không ngừng cải tiến trong hoạt động vận hành, với tinh thần “thay đổi để tốt hơn”. Bởi vậy PDCA còn được gọi là chu trình cải tiến liên tục.
Chu trình PDCA là công cụ quan trọng trong quản lý chất lượng, được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, quản lý dự án, dịch vụ, giáo dục, chăm sóc sức khỏe…
2. Các giai đoạn của mô hình PDCA trong quản lý chất lượng
Bước 1: Lập kế hoạch (Plan)
– Thiết lập mục tiêu và mục đích hướng đến.
– Mô tả chi tiết các nhiệm vụ cần thực hiện với đầy đủ thông tin rõ ràng.
– Thành lập đội ngũ thực hiện và giới hạn thời gian hoàn thành.
– Ghi chép dữ liệu được sử dụng, chi phí thực hiện, nguồn lực và nhân lực cần thiết; rủi ro và phương pháp giảm thiểu rủi ro, hỗ trợ từ quản lý.
– Lập kế hoạch cụ thể, phân tích từng công việc, người phụ trách, cách hướng dẫn và vận hành, kết quả mong đợi.
Bước 2: Thực hiện kế hoạch (Do)
– Thực hiện tất cả nhiệm vụ bám sát theo kế hoạch đã đề ra.
– Thường xuyên cập nhật tiến độ công việc.
– Tuân thủ lịch trình của kế hoạch, ghi chép và thông báo các lo ngại, vấn đề phát sinh trong toàn bộ quá trình thực hiện.
Bước 3: Kiểm tra (Check)
– Xác nhận kết quả sau một thời gian thực hiện kế hoạch.
– Ghi nhận những thay đổi, sai sót, các khó khăn, thử thách đang gặp phải.
– Tìm ra nguyên nhân của vấn đề.
Bước 4: Hành động (Act)
– Tiến hành sửa lỗi.
– Xác định biện pháp phòng tránh vấn đề phát sinh.
– Lặp lại các bước P – D – C – A với các kế hoạch mới.
Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng.