Ban Tổ chức Hành chính

1. Chức năng:

Ban Tổ chức – Hành chính có chức năng tham mưu và triển khai công tác tổ chức, nhân sự; chế độ chính sách, thi đua khen thưởng, kỷ luật; bảo vệ chính trị nội bộ; công tác hành chính; tổng hợp; văn thư – lưu trữ; lễ tân; thư ký cho Ban Giám đốc; đầu mối điều phối hoạt động giữa tất cả các đơn vị thuộc Cơ sở II; công tác cựu giáo chức.

2. Nhiệm vụ của Ban Tổ chức – Hành chính

2.1. Công tác tổ chức:

– Tham mưu hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Cơ sở II; chủ trì, phối hợp thực hiện hồ sơ thành lập mới, tổ chức lại, giải thể các đơn vị.
– Chủ trì công tác xây dựng môi trường làm việc; thực hiện hoạt động kết nối với Trụ sở chính, Cơ sở Quảng Ninh.
– Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, nội quy, quy chế.
– Chủ trì, phối hợp kiểm tra việc thực hiện quy chế làm việc, nội quy và kỷ luật lao động.
– Tổ chức Hội nghị đại biểu viên chức và người lao động; Đối thoại thường niên giữa Ban Giám đốc và viên chức, người lao động tại Cơ sở II.
– Đầu mối thực hiện công tác dân quân tự vệ; kiện toàn Ban Chỉ huy Dân quân tự vệ và Tiểu đội Tự vệ Cơ sở II; thực hiện hồ sơ chi tiền quản lý dân quân tự vệ.

2.2. Công tác nhân sự:

2.2.1. Thực hiện công tác nhân sự:

– Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện công tác nhân sự.
– Tổng hợp Đề án vị trí việc làm, rà soát hao phí lao động.
– Chủ trì, triển khai công tác tuyển dụng.
– Tổng hợp phân công viên chức hướng dẫn, phân công công việc của các đơn vị khi có sự thay đổi nhân sự.
– Làm thẻ viên chức, danh thiếp, bảng tên của viên chức, thẻ tạm cho nhân viên hợp đồng lao động và cộng tác viên.
– Tổ chức kiểm tra nội quy, quy chế viên chức mới.
– Tổng hợp kê khai sơ yếu lý lịch viên chức, người lao động; quản lý, xác nhận lý lịch.
– Lưu trữ hồ sơ viên chức và người lao động; danh sách, địa chỉ, số điện thoại liên lạc của viên chức và người lao động đã nghỉ hưu.
– Cập nhật thông tin vào link nhân sự của Cơ sở II và báo cáo Ban Giám đốc.
– Đề xuất Nhà trường công nhận hết tập sự và bổ nhiệm chức danh chuyên viên, giảng viên.
– Thực hiện chính sách và chế độ tiền lương, thưởng, chế độ, quyền lợi và chính sách, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho viên chức.
– Quản lý và thực hiện hồ sơ nghỉ không hưởng lương, nghỉ chế độ, nghỉ thai sản, nghỉ phép của viên chức.
– Tổng hợp chấm công, làm ngoài giờ, kết quả xếp loại lao động hàng tháng; tổ chức họp xem xét phát sinh liên quan đến xếp loại lao động hàng tháng.
– Phụ trách xét chuyển, gia hạn hợp đồng làm việc đối với viên chức; hợp đồng lao động, hợp đồng cộng tác viên.
– Triển khai công tác xét nâng bậc lương thường xuyên, nâng phụ cấp thâm niên nhà giáo, xét nâng lương trước hạn.
– Tính và công bố giờ chuẩn áp dụng cho năm học đối với giảng viên.
– Tổng hợp hồ sơ giảng viên đủ điều kiện, không đủ điều kiện hưởng lương tăng thêm và thu nhập tăng thêm trong năm học.
– Chủ trì, phối hợp triển khai công tác tính điểm chi khuyến khích đảm bảo chất lượng hàng năm.
– Triển khai công tác đánh giá, xếp loại viên chức định kỳ hàng năm.
– Triển khai việc kê khai và công khai bản kê khai tài sản viên chức.
– Chủ trì, triển khai công tác quy hoạch, bố trí, điều động, luân chuyển, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, kéo dài thời gian giữ chức vụ, thôi giữ chức vụ, miễn nhiệm.
– Thông báo các đơn vị về hướng dẫn nâng ngạch, chuyển ngạch, thăng hạng chức danh của Nhà trường; tổ chức thực hiện công tác nâng ngạch, chuyển ngạch, thăng hạng chức danh.
– Thực hiện hồ sơ trình Nhà trường về cử viên chức đi công tác.
– Tổ chức họp xem xét phát sinh liên quan đến nhân sự.

2.2.2. Triển khai công tác đào tạo, bồi dưỡng:

– Chủ trì và phối hợp với các đơn vị thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ của Cơ sở II.
– Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ viên chức; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của Ban TC-HC.
– Đầu mối triển khai công tác đào tạo, bồi dưỡng về đổi mới sáng tạo của Cơ sở II
– Thực hiện hồ sơ trình Nhà trường về cử viên chức đi học tập ở nước ngoài.
– Quản lý và cử viên chức tham gia các khóa bồi dưỡng về an ninh quốc phòng.
– Báo cáo tình hình viên chức thực hiện quyết định của Nhà trường về đào tạo sau đại học; báo cáo công tác đào tạo 6 tháng định kỳ của viên chức.
– Thực hiện thủ tục, hồ sơ công nhận học vị, bồi hoàn kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cho viên chức.
– Tổng hợp giờ học tập, tự bồi dưỡng và nhiệm vụ khác của giảng viên.

2.2.3. Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật:

– Triển khai phong trào thi đua, sơ kết, tổng kết phong trào thi đua, xây dựng, bồi dưỡng phát huy các điển hình.
– Triển khai công tác đề xuất khen thưởng các danh hiệu thi đua; quản lý, thống kê, báo cáo, tổng kết, đánh giá kết quả thi đua hàng năm; báo cáo thành tích tập thể Cơ sở II.
– Tham mưu cho Ban Giám đốc về xử lý kỷ luật viên chức và người lao động.

2.2.4. Quản lý việc viên chức đi nước ngoài và hoàn thành thủ tục báo cáo sau khi đi nước ngoài; chuyển thông tin để Ban QLKH&HTQT tổng hợp báo cáo cơ quan chức năng.

2.2.5. Chủ trì và phối hợp với Ban Công tác Đảng – Đoàn thể, Công đoàn Cơ sở thành viên Cơ sở II trong việc làm thủ tục tang lễ khi viên chức, người lao động từ trần và thực hiện chế độ liên quan đến việc hiếu của viên chức, cựu giáo chức.

2.3. Công tác hành chính:

2.3.1. Tham mưu về đổi mới, nâng cao hiệu quả công tác hành chính của Cơ sở II.

2.3.2. Thực hiện công tác thư ký cho các cuộc họp do Ban Giám đốc chủ trì.

– Thư ký trong các cuộc họp giao ban; ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của cuộc họp do Ban Giám đốc chủ trì.
– Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho các cuộc họp.

2.3.3. Thực hiện công tác hành chính:

– Thẩm định hình thức văn bản do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Ban Giám đốc ký; chủ trì soạn thảo những văn bản do Ban Giám đốc giao; rà soát, hệ thống hóa các văn bản do Nhà trường, Cơ sở II ban hành.
– Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, phát hành văn bản.
– Quản lý đường link: Công văn đi đến, hướng dẫn công tác của Cơ sở II.
– Quản lý con dấu của Cơ sở II; kiểm tra, đóng dấu vào văn bản, giấy tờ.
– Tổ chức các chuyến đi công tác trong nước của Ban Giám đốc; xây dựng và triển khai công tác logistics đón tiếp các đoàn lãnh đạo đến làm việc tại Cơ sở II.
– Cấp giấy giới thiệu đi đường cho viên chức được cử đi công tác trong nước; ký xác nhận giấy đi đường.
– Tổ chức cho viên chức đăng ký vé máy bay cho các đoàn công tác, mua vé máy bay và làm thủ tục thanh toán.
– Thực hiện hồ sơ thanh toán các khoản phụ cấp, xăng xe, văn phòng phẩm khác.
– Phụ trách phần mềm Smart Office tại Cơ sở II; lịch công tác tuần.
– Thực hiện công tác tiếp công dân, trực tổng đài điện thoại, quản lý fax
– Lập kế hoạch, thông báo về công tác phòng chống thiên tai bão lũ.

2.3.4. Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ:

– Quản lý con dấu Cơ sở II và dấu tên của Ban Giám đốc, Trưởng, Phó các đơn vị.
– Quản lý chữ ký các cấp lãnh đạo của Cơ sở II được Hiệu trưởng phân cấp ký và đóng dấu.
– Sao y văn bản, văn bằng, chứng chỉ của Nhà trường, Cơ sở II phát hành.
– Nhận và gửi thư của Cơ sở II.
– Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ, tiêu hủy các văn bản, tài liệu; hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thực hiện công tác lưu theo quy định; quản lý các văn bản mật theo quy định.
– Tiếp nhận, xử lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ; chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng danh mục tài liệu lưu trữ và ra quyết định giao lưu trữ.
– Báo cáo về việc rà soát, cập nhật thông tin trên website Cơ sở II.

2.3.5. Thực hiện công tác phục vụ, lễ tân:

– Phối hợp với các đơn vị tổ chức tiếp đón khách đến Cơ sở II.
– Điều phối sử dụng phòng họp của Cơ sở II.

2.3.6. Trình ký các Quyết định thành lập các Tổ, Ban, Hội đồng trên cơ sở các tờ trình đã được Ban Giám đốc phê duyệt.

2.3.7. Tổ chức các đoàn viếng đám hiếu với tư cách đại diện cho Nhà trường hoặc Cơ sở II, chuyển tiếp thông báo về tin hiếu hỉ từ Trụ sở chính đến viên chức quản lý Cơ sở II; báo cáo Phòng TC-NS về thông tin hiếu hỉ của viên chức hay người thân viên chức Cơ sở II.

2.3.8. Duy trì quan hệ công tác phối hợp với chính quyền địa phương.

2.3.9. Phụ trách địa chỉ email của Cơ sở II và gửi email theo chỉ đạo của Ban Giám đốc; quản lý tài khoản Thư viện pháp luật; chuyển tiếp email danh mục văn bản mới cho Trưởng, Phó đơn vị khi nhận được.

2.3.10. Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính và văn thư – lưu trữ tại các đơn vị.

2.4. Công tác tổng hợp:

2.4.1. Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ:

– Báo cáo kết quả công tác tháng/quý/học kỳ/năm học/năm tài chính.
– Kế hoạch công tác tháng/quý/học kỳ/năm học/năm tài chính tiếp theo của Cơ sở II.
– Báo cáo chuẩn bị đầu năm học mới của Cơ sở II.
– Kế hoạch, báo cáo công tác của viên chức quản lý.

2.4.2. Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Cơ sở II.

2.4.3. Theo dõi và hướng dẫn các đơn vị thực hiện báo cáo theo quy định.

2.4.4. Tổ chức triển khai lấy ý kiến và tổng hợp kết quả góp ý cho các bản dự thảo quy phạm pháp luật của các cơ quan, ban ngành; các văn bản của Nhà trường (bao gồm cả Quy chế làm việc, Quy chế Giám sát…).

2.4.5. Triển khai công tác Đảm bảo chất lượng giáo dục đại học của Ban và của Cơ sở II theo phân công.

2.4.6. Tham mưu, hoạch định kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn về công tác của đơn vị cho Ban Giám đốc.

2.4.7 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Giám đốc.

III. Cơ cấu tổ chức:

Ban TC-HC gồm 01 Trưởng Ban, 01 Phó Trưởng Ban, 07 viên chức, trong đó có 06 Thạc sĩ và 03 Cử nhân:

IV. Liên hệ:

– Ban Tổ chức – Hành chính, trường Đại học Ngoại thương Cơ sở II tại TP. Hồ Chí Minh.

– Địa chỉ: Nhà A, tầng trệt, Phòng A001, số 15, đường D5, phường Thạnh Mỹ Tây, TP. Hồ Chí Minh.

– Email: tchc.cs2@ftu.edu.vn. Điện thoại: 028.35127254 (820, 821, 822, 823, 825, 824, 826, 828, 315, 321)