Tác giả: Đặng Văn Kỳ (Thành viên Nhóm tư vấn triển khai KPI), ThS Đặng Văn Điềm (Giám đốc Công ty TNHH Thông Quan)

Trong khuôn khổ nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp quốc gia “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018’’ Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Bộ Khoa học và Công nghệ đã giao cho Trường Đại học Ngoại thương chủ trì và PGS, TS Nguyễn Xuân Minh làm chủ nhiệm, nhóm nghiên cứu tiếp tục mở rộng chương trình phổ biến hướng dẫn, nhân rộng áp dụng KPI vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam, xây dựng thêm được các mô hình điểm về áp dụng KPI trên toàn quốc. Tại địa bàn tỉnh Đồng Nai, sau thời gian đào tạo và tư vấn áp dụng, chương trình đã nhận được phản hồi tích cực từ một đơn vị trong ngành dịch vụ, đó là Công ty TNHH Thông Quan, một doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải, khai thuê hải quan, dịch vụ xuất nhập khẩu trong ngành logistics. Việc áp dụng bộ chỉ số KPI thực sự đã mang lại cho Công ty sự mới mẻ trong công tác quản trị nhân sự và tổ chức các hoạt động theo hướng thực chất và hiệu quả hơn.

Được thành lập cách đây hơn 10 năm, Công ty TNHH Thông Quan (sau đây gọi tắt là Công ty) đã tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh còn mới mẻ trên thị trường Việt Nam lúc bấy giờ là lĩnh vực logistics. Cùng với quyết tâm cao của lãnh đạo Công ty và sự cố gắng của tập thể nhân sự trẻ trung, đầy nhiệt huyết, Công ty đã giành được những thành tựu nổi bật tại địa bàn tỉnh Đồng Nai, một tỉnh thuộc Vùng kinh tế trọng điểm phía Nam và có hoạt động xuất nhập khẩu rất sôi động. Tuy nhiên, sau 10 năm xây dựng, Ban Giám đốc Công ty nhận thấy mô hình hiện hành vốn đã giúp Công ty từng gặt hái được nhiều thành công bây giờ đã có dấu hiệu phát triển chững lại. Công ty cần phải tìm ra một mô hình quản trị mới với đặc thù là một đơn vị chuyên về cung cấp dịch vụ và quy mô nhân sự đã lên đến gần 40 người. May mắn cho Công ty là chính trong hoàn cảnh như vậy, lãnh đạo Công ty đã được tiếp xúc với những người đang thực hiện chương trình nhân rộng áp dụng công cụ KPI từ Trường Đại học Ngoại thương. Qua quá trình tham gia đào tạo và được tư vấn triển khai trong hai tháng 6 và 7/2018, Ban Giám đốc Công ty nhận thấy việc áp dụng KPI chính là chìa khóa giúp Công ty tháo gỡ nút thắt hiện tại, giải phóng được năng lượng dồi dào từ đội ngũ nhân sự và hướng đến các mục tiêu phát triển mới. Chỉ qua 6 tháng bước đầu xây dựng và áp dụng KPI (triển khai từ tháng 10/2018 và áp dụng chính thức từ tháng 01/2019), không khí làm việc tại Công ty đã có sự thay đổi tích cực. Số liệu thống kê về tình hình kinh doanh cũng đã thể hiện được hiệu quả của công cụ KPI tại Công ty.

Số liệu kinh doanh của Công ty Quý IV năm 2018 và Quý I năm 2019

Đvt: triệu đồng, %

(Nguồn: Phòng Kinh doanh, Công ty Thông Quan)

Thành công lớn nhất hiện nay là toàn thể lãnh đạo và nhân viên Công ty đã nhận thấy được vai trò không thể thiếu của KPI với ý nghĩa là bộ công cụ quản lý doanh nghiệp hiệu quả và muốn áp dụng triệt để. Chức năng và nhiệm vụ của Ban Giám đốc và từng phòng ban đã được tổ chức và sắp xếp lại theo hướng rõ ràng và phù hợp. Mục tiêu chung của Công ty trong cả ngắn hạn và dài hạn được xác định rõ ràng và được cụ thể hóa thành mục tiêu của từng bộ phận và đến từng cá nhân trong mỗi bộ phận. Theo định kỳ, việc đánh giá kết quả công việc gắn với mục tiêu trong thẻ KPI ở cả cấp Công ty, cấp phòng ban và cấp nhân viên. Phát biểu về thành công bước đầu trong triển khai KPI, anh Đặng Văn Điềm, Giám đốc Công ty, vui mừng cho biết “Trước đây tôi cũng đã được tham gia nhiều khóa đào tạo có đề cập đến KPI và hiệu quả KPI tại doanh nghiệp nhưng qua lần đầu tiên áp dụng với sự hướng dẫn của các Thầy Cô đến từ Trường Đại học Ngoại thương, tôi mới nhận thấy rõ nét hết về ưu điểm của bộ công cụ này ở chính doanh nghiệp của mình. Việc được lựa chọn tham gia chương trình này là một may mắn đối với Công ty vì diễn ra đúng vào thời điểm Công ty cần nhất để chuẩn bị cho các bước phát triển mới. Lãnh đạo và toàn thể nhân viên Công ty sẽ tiếp tục áp dụng KPI ngày càng sâu sắc hơn trên con đường phát triển mới”.

Môi trường làm việc với sự hiện diện của KPI đã giúp bố trí đúng người, đúng việc và phát huy được năng lực cá nhân của mỗi nhân viên để đóng góp vào sự phát triển chung. Việc chi trả lương thưởng gắn liền với hiệu quả công việc đã giúp người lao động rất phấn khởi. Chị Lưu Thị Hải Phượng, Trưởng Phòng Nhân sự – IT của Công ty chia sẻ “Làm công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự tại Công ty đã một thời gian nhưng đây là lần đầu tiên cá nhân tôi cảm nhận rõ sự thay đổi tích cực trong môi trường làm việc. Việc áp dụng KPI đã giúp Công ty phát huy hết thế mạnh của người lao động. Mỗi sự cố gắng của anh chị em vì sự phát triển chung của Công ty luôn được ghi nhận xứng đáng. Đây mới chỉ là thành công bước đầu và chúng tôi chắc chắn sẽ tiếp tục tận dụng tốt hơn nữa bộ công cụ KPI để đạt được các mục tiêu dài hạn hơn. Lĩnh vực logistics hiện nay cạnh tranh rất gay gắt nhưng chúng tôi tin tưởng rằng với hướng đi mới này, Công ty sẽ tiếp tục thành công”./.