Tác giả: PGS, TS Nguyễn Xuân Minh – TS Phạm Hùng Cường Trường ĐH Ngoại thương

Vào ngày 18/11/2019, nhóm triển khai nhiệm vụ khoa học công nghệ quốc gia “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” của Trường Đại học Ngoại thương do PGS, TS Nguyễn Xuân Minh làm chủ nhiệm nhiệm vụ đã tổ chức tổng kết kết quả thực hiện nhiệm vụ này tại Cơ sở II tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Ngày 21/5/2010, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 712/QĐ-TTg về việc phê duyệt Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”, trong đó nêu rõ quan điểm xây dựng chương trình, mục tiêu và nhiệm vụ của chương trình, các dự án thuộc chương trình, giải pháp tổ chức thực hiện và trách nhiệm của đơn vị liên quan đến chương trình. Tiếp đó, năm 2012, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 225/QĐ-TTg về việc phê duyệt Dự án “Thúc đẩy hoạt động năng suất và chất lượng” thuộc Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” với mục tiêu đào tạo, xây dựng và chuyển giao các công cụ cải tiến năng suất và chất lượng.

Kết quả khảo sát của Viện Kinh tế và Thương mại Quốc tế – Trường Đại học Ngoại thương cho thấy các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam thường gặp phải ba vấn đề lớn bao gồm: (1) mục tiêu kinh doanh không tương thích với các nguồn lực hiện có, (2) mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp không tương thích với mục tiêu của nhân viên, và (3) thiếu các công cụ để kiểm soát hành động và đánh giá hiệu quả công việc, từ đó xây dựng chính sách lương thưởng cho phù hợp. Các vấn đề này có thể được khắc phục đáng kể bằng công cụ KPI. KPI là chỉ số hoạt động chính đánh giá thực hiện công việc hay còn gọi là các chỉ số cốt yếu đánh giá hiệu suất công việc, các chỉ số trọng yếu đo lường hiệu quả hoạt động hoặc cũng có thể được gọi là các chỉ số trọng yếu đánh giá hiệu quả hoạt động tổng thể hoặc một hoạt động cụ thể nào đó. KPI được đánh giá là công cụ hữu hiệu hỗ trợ các nhà quản lý giải quyết đồng bộ các vấn đề trên thông qua việc thiết lập hệ thống cân bằng các mục tiêu kinh doanh ở bốn góc độ: tài chính, khách hàng, hoạt động kinh doanh và năng lực học hỏi phát triển; phân bổ các mục tiêu này tới bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp, dựa vào đó hình thành nên các chỉ số để kiểm soát và đo lường kết quả công việc của nhân viên. Tại Việt Nam, mặc dù một số doanh nghiệp lớn đã triển khai KPI thành công như Tập đoàn FPT, Tổng Công ty Viễn thông Việt Nam (VNPT), Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam (VICEM), Tập đoàn Phú Thái, Ngân hàng Thương mại Cổ phần (TMCP) Công thương Việt Nam (VietinBank), Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (Techcombank), Ngân hàng TMCP Hàng Hải (Maritime Bank)… Tuy nhiên, nhưng công cụ này vẫn còn khá mới mẻ với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặt khác, với sự giới hạn về kiến thức quản trị, sự khác biệt về văn hóa kinh doanh so với các tổ chức, doanh nghiệp phương Tây, nhiều doanh nghiệp đã triển khai ứng dụng KPI nhưng chưa đạt được kết quả thành công như mong đợi. Xuất phát từ thực tế này, nhóm nghiên cứu của Trường Đại học Ngoại thương đã quyết định đăng ký chủ trì thực hiện nhiệm vụ khoa học công nghệ “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” do PGS, TS Nguyễn Xuân Minh chủ nhiệm.

Nội dung chính của Nhiệm vụ “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” bao gồm 3 hợp phần và đã được thực hiện tuần tự theo thời gian đó là: (1) Phổ biến, hướng dẫn áp dụng và chia sẻ kinh nghiệm áp dụng KPI cho 500 tổ chức, doanh nghiệp được thông qua các hội nghị, hội thảo tại các địa phương; (2) Đào tạo ứng dụng KPI cho 90 tổ chức, doanh nghiệp tham gia khóa đào tạo tại các tỉnh/thành và (3) Trực tiếp hướng dẫn xây dựng và áp dụng thành công KPI cho 30 tổ chức, doanh nghiệp trong số các tổ chức, doanh nghiệp ở 3 miền Bắc, miền Trung và miền Nam phân bổ ở 5 nhóm ngành (Công nghiệp chế biến, chế tạo; Xây dựng; Bán buôn và bán lẻ; Hoạt động chuyên môn và khoa học công nghệ; Giáo dục và đào tạo).

Các tổ chức, doanh nghiệp tham dự hội thảo đã nắm bắt và hiểu rõ những kiến thức cốt lõi về KPI; mối quan hệ giữa BSC và KPI trong việc xác định mục tiêu chiến lược; hệ thống mục tiêu trong tổ chức, doanh nghiệp; lợi ích của doanh nghiệp khi xây dựng thành công hệ thống KPI; các công cụ trong quá trình triển khai KPI; cách thức áp dụng công cụ KPI dành cho tổ chức, doanh nghiệp và cách thức, lộ trình chuẩn bị các điều kiện để áp dụng thành công KPI. Mặt khác, các hội thảo đã thực sự là diễn đàn để doanh nghiệp chia sẻ kinh nghiệm, học tập kinh nghiệm về thành công và khó khăn khi áp dụng KPI vào tổ chức, doanh nghiệp với các đơn vị khác cùng tham dự hội thảo và với nhóm nghiên cứu. Từ đó, các doanh nghiệp đã được nhóm nghiên cứu tư vấn cách xử lý các vấn đề khó khăn đã gặp trong quá trình triển khai áp dụng KPI và các kênh liên lạc, trao đổi này tiếp tục được duy trì sau khi kết thúc hội thảo. Sau khi tham gia các hội thảo/nghị phổ biến, hướng dẫn áp dụng và chia sẻ kinh nghiệm áp dụng KPI, đại diện các doanh nghiệp đã nắm được những kiến thức cơ bản và nhận thức tương đối rõ ràng những lợi ích của hệ thống KPI mang lại. Kết quả khảo sát sau các hội thảo/hội nghị cho thấy trên 95% doanh nghiệp tham gia có phản hồi tích cực. Tỷ lệ đại diện doanh nghiệp lựa chọn mức “Hoàn toàn đồng ý” và “Đồng ý” đối với đánh giá “Chương trình hội thảo/hội nghị hấp dẫn” là 97,4%. Con số này đối với các đánh giá “Kiến thức về KPI được trình bày là bổ ích” và “Các kinh nghiệm triển khai KPI thiết thực” lần lượt là 96,2% và 95%. Tỷ lệ cá ý kiến phản hồi “Hoàn toàn không đồng ý” và “Không đồng ý” ở mức rất thấp, từ 0,4% đến 0,6%.

Bảng 1. Đánh giá của đại diện 500 doanh nghiệp tham gia hội thảo/hội nghị phổ biến, hướng dẫn áp dụng và chia sẻ kinh nghiệm áp dụng KPI

Nguồn: Khảo sát của nhóm nghiên cứu

Các tổ chức, doanh nghiệp tham dự chương trình đào tạo đã được truyền đạt và hướng dẫn một số công cụ cần thiết để xây dựng KPI; nguyên lý và phương pháp xây dựng bản đồ chiến lược cho dơn vị; công cụ phân bổ mục tiêu KPI xuống bộ phận bằng ma trận chức năng; các bước triển KPI cấp phòng/ban; xây dựng KPI cá nhân và phương pháp đánh giá KPI; hệ thống báo cáo và đánh giá KPI… Đồng thời, đại diện doanh nghiệp đã trao đổi chuyên sâu với Nhóm nghiên cứu về cách thức triển khai KPI hiệu quả, cách tháo gỡ các khó khăn thường gặp, cách thức vận hành của đội ngũ nhân sự trực tiếp triển khai KPI tại đơn vị.

Bảng 2. Mức độ tiếp thu và vận dụng kiến thức về KPI ở 90 doanh nghiệp được đào tạo và 30 doanh nghiệp được đào tạo, tư vấn

Nguồn: Khảo sát của nhóm nghiên cứu

Về mức độ tiếp thu và vận dụng kiến thức về KPI, nhóm nghiên cứu sử dụng Thang Bloom tu chỉnh (Bloom’s Revised Taxonomy) để đánh giá theo 6 cấp độ: nhớ, hiểu, vận dung, phân tích, đánh giá và sáng tạo. Mục tiêu đặt ra đối với 90 doanh nghiệp được đào tạo đó là đạt yêu cầu ở 4 mức độ đầu tiên. Kết quả đánh giá sau chương trình đào tạo cho thấy có 100% doanh nghiệp đạt yêu cầu ở cả 4 mức độ và tỷ lệ doanh nghiệp đạt mức 5 và 6 cũng khá cao. Có đến 84,4% người tham gia đạt mức độ 5 “có khả năng so sánh, đánh giá hệ thống chỉ tiêu KPI để điều chỉnh cho phù hợp” và 65,6% đạt mức 6 “có khả năng tạo lập các chỉ tiêu KPI mới phù hợp với thực tế doanh nghiệp”.

Bảng 3. Đánh giá của 30 doanh nghiệp về những lợi ích đạt được sau khi được đào tạo, tư vấn triển khai KPI

Nguồn: Khảo sát của nhóm nghiên cứu

Kết quả khảo sát đánh giá của 30 doanh nghiệp về những lợi ích đạt được sau khi được đào tạo, tư vấn triển khai KPI thành công cho thấy các lợi ích do KPI mang lại cho doanh nghiệp đều được từ 90% doanh nghiệp trở lên đánh giá ở mức “Cao” và “Rất cao”. Trong đó, ba lợi ích là “Cụ thể hóa mục tiêu chiến lược”, “Đo lường tốt kết quả kinh doanh” và “Nâng cao hiệu quả tài chính” có tỷ lệ số doanh nghiệp cho mức đánh giá “Rất cao” nhiều nhất với 80%. Bên cạnh đó, các lợi ích bao gồm “Đo lường tốt kết quả kinh doanh”, “Cải thiện quá trình ra quyết định”, “Nâng cao hiệu quả tài chính” và “Cải thiện sự hài lòng của khách hàng” đều được 100% doanh nghiệp đánh giá ở mức “Cao” và Rất cao”. Mức độ đánh giá thấp nhất là ở mức “Bình thường”, không có doanh nghiệp nào lựa chọn mức “Thấp” và “Rất thấp”.

Ảnh: Phước Đức

Kết quả nghiên cứu này sẽ góp phần lan tỏa một công cụ quản trị hiện đại. Khi nhiều tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng KPI thành công thì năng suất lao động của doanh nghiệp, từng ngành và cả nước sẽ tăng lên. Từ đó, tăng trưởng kinh tế sẽ có tốc độ cao hơn, chất lượng tăng trưởng được cải thiện và phát triển bền vững. Do hạn chế về các nguồn lực phục vụ nghiên cứu, chương trình này mới chỉ tập trung vào 500 tổ chức, doanh nghiệp thuộc các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau của nền kinh tế ở cả 3 miền. Trong đó, nhóm nghiên cứu mới chỉ lựa chọn và tư vấn triển khai KPI cho 30 tổ chức, doanh nghiệp tiêu biểu. Hiện nay, cả nước có hơn 700.000 doanh nghiệp thuộc cả 3 khu vực: kinh tế nhà nước, kinh tế tư nhân, kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài. Do vậy, các nghiên cứu tiếp theo về KPI với nguồn lực lớn hơn nên tiếp tục mở rộng đối tượng thụ hưởng kết quả nghiên cứu, góp phần lan tỏa rộng rãi hơn nữa công cụ này trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.