Tạo động lực và thúc đẩy nâng cao hiệu quả kinh doanh khi áp dụng công cụ chỉ số hoạt động chính

Tác giả: Nguyễn Xuân Minh (Đại học Ngoại thương – Chủ nhiệm đề tài), Nguyễn Phước Tài (Giám đốc Công ty Quan Phong)

Năm 2018 Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Bộ Khoa học và Công nghệ) đã giao cho Trường Đại học Ngoại thương chủ trì nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp quốc gia “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018’’ do PGS, TS Nguyễn Xuân Minh làm chủ nhiệm. Mục tiêu của chương trình là phổ biến, hướng dẫn, nhân rộng áp dụng KPI vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam, xây dựng được các mô hình điểm về áp dụng KPI trên toàn quốc. Kết quả triển khai bước đầu của chương trình đã chứng minh tính hiệu quả tại các đơn vị tham gia. Một trong số các doanh nghiệp tiêu biểu là Công ty TNHH Quan Phong, một đơn vị tại tỉnh Đồng Nai chuyên kinh doanh các thiết bị trong ngành đá và kính phục vụ các công trình xây dựng.

Ngay khi mới được thành lập, Công ty TNHH Quan Phong (sau đây gọi tắt là Công ty) đã tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh khá mới mẻ và nhu cầu trên thị trường khá cao. Mặt khác, đội ngũ nhân sự trẻ và năng động hứa hẹn giúp Công ty gặt hái được nhiều thành công phía trước. Tuy nhiên, do chưa có kinh nghiệm trong công tác tổ chức, quản trị và điều hành hoạt động hàng ngày nên Công ty gặp không ít khó khăn và phải luôn loay hoay tìm lối đi hiệu quả nhất trong hoạt động. Bên cạnh đó, bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt với sự xuất hiện ngày càng nhiều các đối thủ cạnh tranh đã ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình hoạt động của Công ty. Chính trong hoàn cảnh đó, lãnh đạo Công ty đã được tiếp cận với chương trình nhân rộng áp dụng công cụ KPI do nhóm tác giả của Trường Đại học Ngoại thương triển khai và được đào tạo, tư vấn kỹ thuật áp dụng. Chỉ qua 3 tháng được chuyển giao kỹ thuật triển khai (Quý IV năm 2018) và bắt đầu áp dụng chính thức từ Quý I năm 2019, Công ty đã có bước chuyển mình mạnh mẽ về hiệu quả hoạt động. Những thay đổi về doanh thu, chi phí và lợi nhuận giữa Quý IV năm 2018 và Quý I năm 2019 đã cho thấy được hiệu quả bước đầu trong việc áp dụng KPI:

Số liệu kinh doanh của Công ty Quý IV năm 2018 và Quý I năm 2019

Đvt: triệu đồng

Phát biểu về thành công bước đầu trong triển khai KPI, anh Nguyễn Phước Tài, Giám đốc Công ty, cho rằng “Trước đây cá nhân tôi cũng đã được nghe nói nhiều về hiệu quả của KPI tại doanh nghiệp nhưng thực sự đây là lần đầu tiên tôi nhận thấy rõ nét về ưu điểm của bộ công cụ này ở chính doanh nghiệp của mình. Công ty có may mắn đã được lựa chọn tham gia chương trình cấp quốc gia về KPI do các Thầy Cô tại Trường Đại học Ngoại thương thực hiện. Anh em trong Công ty phấn khởi lắm. Lãnh đạo và toàn thể nhân viên sẽ tiếp tục áp dụng KPI để đạt được các thành công mới”.

Việc chi trả lương và các khoản thu nhập giờ đây đã gắn liền với hiệu quả công việc của từng nhân viên được xác định thông qua thẻ KPI và đánh giá kết quả công việc định kỳ. Nhìn chung, các nhân viên rất phấn khởi với môi trường làm việc như hiện nay.

Là một công cụ quản trị hiện đại, KPI mang đến cho Công ty nhiều lợi ích trong quá trình quản trị kinh doanh ở các cấp độ quản trị khác nhau từ cấp chiến lược, chiến thuật đến tác nghiệp.

Thứ nhất, KPI giúp Công ty cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược. Từ chiến lược của Công ty là những định hướng chung, Công ty xác định rõ các mục tiêu chiến lược cần đạt được. Kế đến, Công ty phải thực hiện việc áp dụng các công cụ để theo dõi và phân tích xu hướng cũng như khả năng đạt được mục tiêu. KPI chính là công cụ giúp Công ty theo dõi và giám sát các mục tiêu của họ đã đạt được đến đâu. Việc áp dụng KPI trong Công ty chính là quá trình cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược thành các chỉ số đánh giá, và theo dõi sự biến đổi của các chỉ số này để đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu chiến lược.

Thứ hai, KPI giúp Công ty đo lường tốt kết quả kinh doanh. KPI là hệ thống các chỉ tiêu phấn đấu trong từng cấp độ (cấp quản lý các phòng ban cho đến từng cá nhân) trong một khoảng thời gian nhất định nhằm đạt được mục tiêu mà Công ty đã đặt ra. KPI là thước đo lượng hóa mà công ty sử dụng để xác định làm cách nào đáp ứng được các mục tiêu hoạt động và chiến lược.

Thứ ba, KPI giúp Công ty cải thiện quá trình ra quyết định. Với hệ thống KPI, Công ty có thể thu thập thông tin nhanh chóng và gần như tức thời về kết quả hoạt động kinh doanh đang diễn ra. Khi có thông tin đầy đủ, các nhà quản trị có thể phân tích, so sánh hiện trạng hoạt động kinh doanh với chỉ tiêu KPI, với các doanh nghiệp trong ngành, đối thủ cạnh tranh để từ đó có các quyết định phù hợp với hiện trạng.

Thứ tư, KPI giúp Công ty tạo được động lực cho nhân viên. KPI là căn cứ quan trọng để đánh giá năng lực và sự đóng góp của nhân viên đối với kết quả hoạt động chung của Công ty. Từ đó, Công ty có căn cứ xác đáng để thiết lập hệ thống lương, thưởng phù hợp tạo động lực cho nhân viên phấn đấu vì mục tiêu chung của Công ty. Nếu hệ thống lương thưởng không được điều chỉnh phù hợp với nỗ lực nhân viên bỏ ra để đạt được những chỉ số KPI, động lực làm việc và cống hiến của nhân viên sẽ giảm đi rõ rệt, dẫn tới việc kém hiệu quả khi áp dụng KPI.

Thứ năm, KPI giúp Công ty nâng cao hiệu quả tài chính, nâng cao hiệu quả quy trình nội bộ, cải thiện hoạt động đào tạo nhân viên và sự hài lòng của khách hàng. Khi BSC được sử dụng kết hợp với KPI, nhà quản lý có một cái nhìn “cân bằng” và “tổng quát” hơn về hoạt động của Công ty, cho phép nhà quản lý có thể thiết kế hệ thống các chỉ số KPI liên hệ đến từng nhân sự thực hiện trong các bộ phận khác nhau, giúp hệ thống hoá, chuẩn hoá phương pháp đánh giá hiệu quả, năng suất lao động dựa trên mức độ hoàn thành các nhiệm vụ ở tất cả các mặt hoạt động nhằm tạo ra tính bền vững trong hoạt động kinh doanh.