Thành quả bước đầu ấn tượng khi triển khai ứng dụng KPI tại công ty sản xuất hàng may mặc yostyle

Tác giả: Trương Thị Kim Ngân

Thành lập năm 2004, Yostyle là công ty sản xuất hàng may mặc chuyên nghiệp, cung cấp các sản phẩm đa dạng về áo thun và tất cả các sản phẩm từ vải thun khác. Năm 2016 Công ty đã đăng ký thương hiệu Arisle, thương hiệu thể thao chuyên nghiệp, định hướng phát triển các dòng sản phẩm theo từng môn thể thao, hiện đang thiếu trên thị trường. sau đó Công ty đã từng bước tập trung nâng cao năng lực quản lý, phát triển thương hiệu; lựa chọn đẩy mạnh hoạt động Marketing và hoạt động quản trị doanh nghiệp, tập trung vào các mắt xích có giá trị hơn, phát triển văn phòng mới, và đẩy mạnh hoạt động thương mại.

Việc xây dựng hệ thống KPI giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị, nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tiến tới mục tiêu mở rộng và phát triển quy mô với phạm vi triển khai gồm Ban Giám đốc và phòng kinh doanh.

Việc khảo sát, tư vấn và xây dựng được diễn ra từ tháng 7 cho đến hết tháng 12.2018, sau đó đưa vào sử dụng chính thức là tháng 01 năm 2019 và liên tục điều chỉnh theo thực thế để KPI có thể hoạt động hiệu quả nhất. Hoạt động đánh giá được thực hiện vào cuối của mỗi quý trong năm. Với việc xác định tư tưởng ngay từ đầu là phải xây dựng hệ thống KPI áp dụng cho toàn công ty một cách bài bản và coi đây là nhiệm vụ trung tâm. Ban lãnh đạo Yostyle đã thành lập ban triển khai KPI bao gồm: chính giám đốc Nguyễn Thanh Xuân là người chủ trì và có sự tham gia của nhân sự là bộ phận hỗ trợ công tác triển khai. Bên cạnh đó là sự hỗ trợ không thể thiếu của đội ngũ tư vấn triển khai của đề tài, cùng với quyết tâm của ban lãnh đạo Yostyle. Sau 06 đợt làm việc chính thức cũng nhiều đợt hỗ trợ doanh nghiệp triển khai, kết thúc năm 2018 Yostyle đã bước đầu xây dựng được hệ thống KPI đầy và đưa vào vận hành năm 2019 bao gồm hệ thống mục tiêu chiến lược và KPI được phân rã từ cấp công ty xuống đến cấp nhân viên.

Từ những mục tiêu chiến lược Yostyle đã cụ thể hóa bằng các chỉ tiêu đo lường KPI và tập trung trọng tâm trọng điểm vào các chỉ tiêu chính cho năm 2019

Để thực hiện được KPI của công ty mỗi phòng ban là một mắt xích quan trọng để giúp KPI đó thành công. Phòng Marketing – kinh doanh được lựa chọn là phòng triển khai thí điểm trước với các mục tiêu tập trung vào tài chính và khách hàng. Sau các buổi làm việc của nhóm đề tài cùng Trưởng phòng kinh doanh và ban lãnh đạo công ty, bộ KPI cấp phòng đã được xây dựng dựa trên KPI cấp công ty và việc phân tích dòng chảy hoạt động của phòng. Phòng Marketing – thương hiệu có các chức năng như: xây dựng và định vị thương hiệu cho công ty, đảm bảo về số lượng và nội dung sản phẩm, cập nhật các xu hướng thời trang, xu hướng khách hàng để công ty, chịu trách nhiệm đối với số lượng hàng hàng tiềm năng đến từ các nguồn khác nhau. Còn Phòng Kinh doanh – dịch vụ khách hàng là mắt xích quan trọng trong quá trình cung cấp dịch vụ. Với mô hình đã triển khai và mô hình chuyển dịch, khối dịch doanh và dịch vụ hướng đến tương tác với khách hàng qua các kênh online, vì vậy thời gian tương tác, phản hồi và năng lực bán hàng được công ty đặt mức độ quan tâm lớn.

Về cơ bản sau 03 tháng ban lãnh đạo Yostyle phối hợp chặt chẽ cùng với nhóm đề tài KPI, công ty đã phân tích và xây dựng một cách bài bản hệ thống KPI từ cấp cao nhất xuống đến nhân viên, kèm theo đó là hệ thống đánh giá, đo lường và quy trình triển khai cụ thể. Và hệ thống đã đi vào vận hành chính thức từ tháng 01- 2019. Với mục tiêu hỗ trợ công ty Yostyle Triển khai thành công KPI trong doanh nghiệp nhóm triển khai đề tài đã tham gia đánh giá KPI cùng doanh nghiệp vào Quý I và Quý II năm 2019. Với đợt đánh giá quý I nhiều chỉ tiêu được điều chỉnh trong đó có 1 số chưa hợp lý và 1 số cần thay đổi với thị trường, tại đợt đánh giá quý II thì mọi thứ dường như đã đi vào ổn định khi nhân viên cùng ban lãnh đạo đi đến sự thống nhất về các chỉ tiêu, các cá nhân tích cực đóng góp cho sự hoàn thiện của hệ thống KPI.

Công tác triển khai ứng dụng KPI tại Công ty Yostyle giúp công ty xây dựng chiến lược từ tầm nhìn và sứ mệnh dài hạn, triển khai những chiến lược trên giấy thành hành động cụ thể và lượng hóa các mục tiêu này thành các chỉ số đo lường. Với mô hình thẻ điểm cân bằng Yostyle đã xây dựng được hệ thống mục tiêu chiến lược cấp công ty cân bằng theo 04 khía cạnh: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học hỏi phát triển. Việc này giúp cho công ty có mục tiêu và định hướng rõ ràng, tránh quá tập trung vào tài chính, khách hàng và quên mất phần hệ thống quy trình, hoạt động và đào tạo cán bộ, nhân viên. Việc hoạch định mục tiêu rõ ràng từ hệ thống mục tiêu công ty phân bổ các chỉ tiêu kinh doanh về khối Font office và các chỉ tiêu bổ trợ về khối Back office và từ đó các trưởng bộ phận phân nhỏ xuống đến từng cá nhân. Việc này giúp hình thành cây mục tiêu giúp lãnh đạo có góc nhìn xuyên suốt về hệ thống mục tiêu và các cá nhân luôn biết mình là một mắt xích trong hệ thống, luôn nhìn rõ mục tiêu của mình phục vụ cho mục tiêu nào của doanh nghiệp.

Mục tiêu được giao dài hạn nhưng các chỉ tiêu được Yostyle giao đến từng cá nhân theo từng tháng giúp cho nhân viên luôn hiểu rõ mục tiêu của mình đảm bảo thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Hệ thống đánh giá theo thang điểm 5 bao gồm: Xuất sắc, tốt, trung bình, yếu, kém. Được xây dựng theo hệ thống Yostyle để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, phòng ban. Hàng quý Yostyle thực hiện đánh giá để xếp hạng và tính thưởng cho những nhân viên có kết quả tốt. KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên. Khi có những chỉ tiêu chưa phù hợp hoặc không cần thiết Yostyle sẽ chủ động điều chỉnh sao cho phù hợp. Kết quả các chỉ tiêu KPI cụ thể như mức độ hài lòng của khách hàng đạt >90%, doanh thu tăng trưởng so với cùng kỳ năm ngoái.

Ban lãnh đạo tiếp tục sát sao và quyết tâm theo sát dự án đến cùng, sự quyết tâm của ban lãnh đạo là yếu tố thành công then chốt trong công tác triển khai áp dụng KPI giúp công ty năng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và năng lực cạnh tranh.