Áp dụng KPI và hiệu quả bất ngờ từ một Trung tâm đào tạo Anh ngữ

Tác giả: Nguyễn Tuân (Trường Đại học Ngoại thương), ThS Hồ Hương Giang (Giám đốc Công ty TNHH Đầu tư Quốc tế Nhân lực Toàn cầu

Chỉ số hoạt động chính (Key performance indicator – KPI) là một trong những công cụ giúp các doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quá trình cũng như kết quả hoạt động của doanh nghiệp mình. Kết quả hoạt động được thể hiện cụ thể ở từng thành viên tại từng bộ phận khác nhau. Các bộ phận nói chung và từng thành viên trong từng bộ phận nói riêng sẽ có chức năng, nhiệm vụ cụ thể gắn với những tiêu chí đánh giá khác nhau. Do đó, để đánh giá chính xác năng lực của nhân viên trong công ty nhằm giúp doanh nghiệp khích lệ kịp thời hoặc chấn chỉnh công tác tổ chức hoạt động của nhân viên một cách hiệu quả thì việc sử dụng KPI là thực sự cần thiết. Dưới sự hỗ trợ của nhóm tư vấn đến từ Trường Đại học Ngoại thương trong khuôn khổ nhiệm vụ: “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” (thuộc Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt nam đến năm 2020”) của Bộ Khoa học và Công nghệ do PGS, TS Nguyễn Xuân Minh làm chủ nhiệm, Công ty TNHH Đầu tư Quốc tế Nhân lực Toàn cầu (GMP, sau đây gọi tắt là Công ty), một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực giảng dạy và bồi dưỡng tiếng Anh chuyên sâu cho các học sinh trong các kỳ thi chứng chỉ TOEIC, TOEFL ibt và đặc biệt là IELTS, đã đăng ký triển khai KPI cho Công ty và bước đầu đạt được những kết quả tốt đẹp.

(Ảnh: Kim Ngân)

Ngay khi mới được thành lập, Công ty với đội ngũ nhân sự trẻ năng động, có trình độ chuyên môn cao và có tinh thần học hỏi cao đã tập trung vào một môi trường kinh doanh có nhu cầu phát triển ngày càng gia tăng. Tuy nhiên, do chưa có kinh nghiệm nên ngay từ những bước đầu kinh doanh, công ty chỉ tập trung vào việc thiết kế các khóa học và tuyển sinh, ít chú trọng các công tác tổ chức, quản trị và điều hành hoạt động hàng ngày nên Công ty gặp không ít khó khăn và phải luôn loay hoay tìm lối đi hiệu quả nhất trong hoạt động. Bên cạnh đó, lĩnh vực hoạt động của công ty đã phát triển từ lâu và xu hướng ngày càng phát triển, nên công ty gặp phải sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ hiện hành và các đối thủ mới gia nhập ngành. Khó khăn chồng chéo khó khăn, điều này khiến hiệu quả hoạt động công ty bị ảnh hưởng và chưa tìm được lối đi. Chính trong hoàn cảnh đó, lãnh đạo Công ty đã được tiếp cận với chương trình nhân rộng áp dụng công cụ KPI do nhóm tác giả của Trường Đại học Ngoại thương triển khai và được đào tạo, tư vấn kỹ thuật áp dụng. Chỉ qua 6 tháng được chuyển giao kỹ thuật triển khai (tư vấn, hướng dẫn triển khai trong Quý IV năm 2018 và bắt đầu áp dụng chính thức từ Quý I năm 2019), Công ty đã có bước chuyển mình mạnh mẽ về hiệu quả hoạt động. Thống kê về số liệu kinh doanh Quý IV năm 2018 và Quý I năm 2019 đã cho thấy kết quả khả quan này.

Số liệu kinh doanh của Công ty Quý IV năm 2018 và Quý I năm 2019

Đvt: VNĐ, %

Thành công lớn nhất bước đầu là toàn thể lãnh đạo và nhân viên Công ty đã nhận thức được vai trò không thể thiếu của KPI với ý nghĩa là bộ công cụ quản lý doanh nghiệp. Chức năng và nhiệm vụ của Ban Giám đốc và từng phòng ban đã được nhận diện rõ ràng và phù hợp, các công việc không còn chồng chéo lên nhau cũng như Công ty đã bao quát rất tốt các phần công việc cần thiết. Mục tiêu chung của Công ty luôn được xác định và được cụ thể hóa thành mục tiêu của mỗi phòng ban và quan trọng hơn là của chính mỗi cá nhân trong Công ty. Hiệu quả công việc được đo lường gắn với nhiệm vụ của từng thành viên. Phát biểu về thành công bước đầu trong triển khai KPI, ThS Hồ Hương Giang – Giám đốc Công ty, cho rằng “Đã từ lâu, thông qua nhiều nguồn thông tin, tôi có biết về KPI nhưng mọi thứ khá mơ hồ và tôi không tin KPI có thể giải quyết hết các khó khăn mà Công ty hiện nay đang gặp phải. Tuy nhiên, qua 6 tháng triển khai hệ thống KPI vào Công ty dưới sự hỗ trợ của các Thầy Cô tại Trường Đại học Ngoại thương, các khó khăn của Công ty đã dần dần được tháo gỡ, các công việc đã được định hình một cách rõ ràng và bước đầu đạt được kết quả khả quan. Lãnh đạo và toàn thể nhân viên sẽ tiếp tục áp dụng KPI để đạt được các thành công mới”.

(Ảnh: Kim Ngân)

(Ảnh: Kim Ngân)

Việc chi trả lương và các khoản thu nhập giờ đây đã gắn liền với hiệu quả công việc của từng nhân viên thông qua thẻ KPI và đánh giá kết quả công việc định kỳ. Nhìn chung, các nhân viên rất phấn khởi với môi trường làm việc như hiện nay. Chị Nguyễn Trần Phương Thảo, một nhân viên đang làm việc tại Công ty, chia sẻ “Là một trong những nhân sự gắn bó với Công ty từ những ngày thành lập, tôi hiểu rõ những khó khăn mà Công ty phải đương đầu trong thời gian qua. Chỉ qua 6 tháng Công ty triển khai KPI, mọi thứ đã thay đổi dần và đã có những kết quả tốt đẹp ban đầu. Công việc của tôi hiện nay được xác định rõ ràng và lương thưởng gắn liền với hiệu quả làm việc của mình thông qua chỉ tiêu KPI được giao cho tôi. Tôi rất phấn khởi và từng ngày cố gắng hơn cho công việc của mình”./.