Tác giả: Lê Hiếu (Phó Tổng Giám đốc Công ty TNHH Tư vấn xây dựng Lê Gia và cộng sự), Trần Quốc Trung (Trường Đại học Ngoại thương)
Công ty TNHH Tư vấn xây dựng Lê Gia và cộng sự được thành lập bởi những người bạn cùng làm với nhau nhiều năm trong ngành xây dựng. Từ khi thành lập đến nay, quy mô công ty không ngừng được mở rộng và tạo được uy tín vững chắc đối với khách hàng là các hộ gia đình có nhu cầu xây dựng nhà ở và các doanh nghiệp đang triển khai dự án xây dựng khách sạn, nhà ở, chung cư tại Thành phố Đà Nẵng.
Với đội ngũ lãnh đạo xuất thân từ ngành xây dựng, doanh nghiệp đã gặp nhiều khó khăn trong các đề về quản trị hoạt động kinh doanh như hoạt động marketing, đánh giá nhân viên và chế độ lương thưởng… Tuy vậy, lãnh đạo doanh nghiệp luôn có tinh thần tìm tòi, học hỏi và dần dần hoàn thiện kỹ năng quản lý. Nguồn lực chủ chốt của doanh nghiệp là đội ngũ kỹ sư lành nghề, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng dân dụng và có nhiều hoài bão. Nguồn lực quan trọng này đã giúp doanh nghiệp đứng vững trong giai đoạn khó khăn ban đầu khởi nghiệp.
Hiện nay, công ty đang trong quá trình mở rộng quy mô hoạt động để đón đầu nhu cầu xây dựng dự kiến sẽ tăng trưởng nhanh chóng khi thị trường bất động sản bắt đầu phát triển mạnh. Trong quá trình đó, lãnh đạo doanh nghiệp mong muốn được tiếp thu những kiến thức, kỹ năng quản trị hiện đại để ứng dụng ngay trong quá trình phát triển doanh nghiệp trong tương lai gần. Vì vậy, Công ty TNHH Tư vấn xây dựng Lê Gia và cộng sự đã quyết định tham gia đề tài nghiên cứu ứng dụng “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” trong khuôn khổ Chương trình Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”. Mục tiêu của đề tài là phổ biến, hướng dẫn ứng dụng KPI cho khoảng 500 tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam ở các nhóm ngành sản xuất và dịch vụ, từ đó tư vấn chi tiết và triển khai ứng dụng KPI tại 30 doanh nghiệp trong cả nước.
Quá trình triển khai thí điểm tại Phòng Kinh doanh đã mang đến cho đội ngũ nhân viên Phòng Kinh doanh cách nhìn nhận mới về khái niệm “hoàn thành nhiệm vụ” với các mục tiêu được thiết lập rõ ràng. Ban đầu một số nhân viên có chưa thích nghi với cách làm mới nhưng sau vài tháng triển khai mọi hoạt động đã dần đi vào ổn định. Nhân viên đã hoàn thành tốt các KPI được giao và cho rằng KPI tạo ra sự công bằng trong ghi nhận nỗ lực của nhân viên. KPI giúp nhân viên quản trị thời gian và công việc tốt hơn. Hoạt động quản lý của lãnh đạo Phòng cũng được giảm tải vì nhân viên chủ động hơn trong công tác. Phòng Kinh doanh đã xuất sắc hoàn thành các KPI được công ty giao và KPI tự thiết lập phù hợp với chức năng của đơn vị.
| 6 tháng cuối 2018 | 6 tháng đầu 2019 | |
|---|---|---|
| Tăng trưởng doanh thu từ khách hàng cá nhân (%) | 9 | 15 |
| Tăng trưởng doanh thu từ khách hàng tổ chức (%) | 5 | 10 |
| Tỷ lệ giảm các khoản phải thu (%) | 2 | 13 |
Sau thời gian triển khai ứng dụng KPI, Phòng Kinh doanh đã được hoàn thành các KPI đúng tiến độ. Tổng kết kết quả kinh doanh 6 tháng đầu năm 2019, doanh thu từ khách hàng cá nhân tăng 15 % (cao hơn 5% so với KPI), khách hàng tổ chức tăng 10% (cao hơn KPI 5%) và các con số này đều cao hơn mức tăng trưởng đạt được trong 6 tháng cuối năm 2018. Đặc biệt, doanh nghiệp đã giảm được 13% giá trị các khoảng phải thu, cao hơn 11% so với tỷ lệ giảm 6 tháng cuối năm 2018 (2%). Ở khía cạnh khách hàng, Công ty không nhận được phản hồi tiêu cực của khách hàng về thái độ, tác phong của nhân viên và phản hồi kịp thời đến khách hàng về tiến độ xử lý khiếu nại. Ở khía cạnh quy trình nội bộ, không có hợp đồng nào có sai sót trọng yếu, vật liệu đáp ứng đầy đủ nhu cầu xây dựng và nhân viên tuân thủ đúng quy định về trang phục và giờ làm việc. Ở khía cạnh học hỏi, nhân viên Phòng Kinh doanh cũng đã tham gia đầy đủ chương trình đào tạo marketing trực tuyến.
Những kết quả triển khai ứng dụng KPI tại Công ty TNHH Tư vấn xây dựng Lê Gia và cộng sự bước đầu đã thành công ở một phòng chức năng cụ thể. Để triển khai KPI ổn định và phát huy hiệu quả tối đa doanh nghiệp cần nhiều thời gian hơn nhưng những thành công bước đầu là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp có thể phát huy thành quả của chương trình trong thời gian tới.