Nâng cao năng suất, hiệu quả, chất lượng tại doanh nghiệp trong quá trình mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh

Tác giả: U Khải Huy , Đặng Văn Kỳ (Thành viên nhóm tư vấn triển khai KPI)

Kể từ năm thành lập đến nay, Công ty Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kiệt Thành không ngừng phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực bao bì nhựa. Công ty ngày càng chú trọng đầu tư máy móc, trang thiết bị và mở rộng nhà xưởng phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Tuy nhiên, trong quá trình phát triển nhanh chóng về quy mô sản xuất kinh doanh, lãnh đạo Công ty nhận thấy rằng kinh nghiệm là chưa đủ để vận hành và phát triển hoạt động kinh doanh bền vững. Thực tiễn quản trị kinh doanh trên quy mô ngày càng lớn tại Công ty cho thấy cách thức quản lý cũ không còn phù hợp với quy mô hiện tại, quá trình hoạch định chiến lược và hệ thống đánh giá nhân viên đang là thách thức lớn với doanh nghiệp. Vì vậy, lãnh đạo Công ty đã quyết định tham gia chương trình “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” do PGS, TS Nguyễn Xuân Minh chủ nhiệm. Đây là đề tài Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” với mục tiêu phổ biến, hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm ứng dụng công cụ chỉ số hoạt động chính KPI cho hơn 500 tổ chức, doanh nghiệp trên cả nước.

Qua quá trình được đào tạo, tư vấn triển khai KPI, lãnh đạo Công ty đã có thêm nhiều kiến thức, kỹ năng về xác định chiến lược, xác lập mục tiêu kinh doanh và ứng dụng hiệu quả trong thực tiễn. Hệ thống KPI mặc dù bước đầu được thiết lập ở Phòng Kinh doanh nhưng đã giúp cho Công ty có được một công cụ hữu hiệu để đánh giá kết quả làm việc của từng nhân viên và cả đơn vị một cách rõ ràng, cụ thể trên quy mô rộng lớn. Các chỉ tiêu KPI đều được thiết lập gắn liền với các mục tiêu kinh doanh của Công ty ở cả 4 khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và đào tạo. Quá trình triển khai KPI cũng đã giúp cho nhân viên có định hướng làm việc rõ ràng hơn và được đánh giá dựa trên các chỉ tiêu KPI đã được giao. Vì vậy, nhân viên có thể chủ động sắp xếp công việc một cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, trong một số trường hợp vì áp lực đạt được KPI trước kỳ đánh giá, việc hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên có thể bị ảnh hưởng. Vì vậy, Công ty cần bổ sung thêm các chỉ tiêu đánh giá về tính hỗ trợ của nhân viên.

Đánh giá một số chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh sau khi triển khai KPI

Về năng suất, sau thời gian triển khai ứng dụng KPI thí điểm tại Phòng Kinh doanh, các mục tiêu của Công ty đặt ra cho Phòng Kinh doanh đã được hoàn thành đúng tiến độ. Tăng trưởng doanh thu luôn duy trì ở mức trên 100% và không có phản hồi tiêu cực nào từ khách hàng đối với tỷ lệ khách hàng hài lòng trong 6 tháng cuối 2018 và 6 tháng đầu 2019 đạt 100%. Tỷ lệ đơn hàng được giao đúng thời gian cũng có xu hướng tăng, đạt 96% trong 6 tháng đầu 2019, nguồn nguyên liệu đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất và tỷ lệ khách hàng quay lại là 97%. Công ty cũng đã bắt đầu liên hệ và đàm phán được với nhiều đối tác tiềm năng trong nước để phát triển hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, 100% nhân viên đảm bảo tuân thủ đúng quy định về trang phục và giờ làm việc và nhân viên kinh doanh đã được đào tạo bài bản về kỹ năng tìm kiếm đối tác, thâm nhập thị trường xuất khẩu, giao tiếp với khách hàng.

Bên cạnh đó, trình độ hệ thống quản trị của doanh nghiệp đã được cải thiện đáng kể, lãnh đạo doanh nghiệp đã không còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình theo dõi hoạt động của các đơn vị trực thuộc như trước đây. Hệ thống KPI được thiết lập dựa trên nguyên tắc đồng thuận và được giao cho các phòng và trên cơ sở đó mỗi phòng có kế hoạch hoạt động phù hợp, chủ động để đạt được mục tiêu.

Hệ thống KPI tại Phòng Kinh doanh được vận hành đã mang đến cho Công ty những kiến thức, kỹ năng cần thiết và đúng thời điểm để nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp trong giai đoạn mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Những kinh nghiệm trong bước đầu triển khai sẽ là nền tảng để Công ty tiếp tục hoàn thiện và nhân rộng cho tất cả các đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo hướng bền vững. Những kết quả triển khai ứng dụng KPI tại Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kiệt Thành đã nhận được sự ủng hộ và tham gia nhiệt tình của lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên Phòng Kinh doanh. Với những kết quả đạt được quan trọng trong quá trình áp dụng công cụ KPI, Công ty đánh giá cao hiệu quả của việc áp dụng công cụ này trong quá trình nâng cao chất lượng, năng suất, hiệu quả, giúp Công ty ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn nữa.